Archivace

7/2017


Drazí informacechtiví přátelé,

červencové okénko píši na vrcholu bosenské pyramidy Slunce. Popíjím léčivou vodu a užívám si divoké přírody všude okolo. I když mám pocit, že jsem se ocitla v naprosté divočině přírody, nezapomínám na divokost naší účetní práce a ráda bych shrnula to, co nás čeká.

Možná vás můj úvod naladil na prázdninový rytmus, na kterém se za pár dní všichni povezeme. Neměli bychom ovšem  zapomenout na povinnosti, související s ukončením účetního období. Prázdniny jsou ideálním časem nejen k odpočinku, ale také k práci, na kterou přes běžný rok nezbývá čas. Lidé si užívají volna, telefony méně zvoní a ani úředníci se svými
kontrolami nevykazují takovou aktivitu, jak po zbytek roku. Pokud už nás život zavál do účetní kanceláře, můžeme během prázdnin provést veškeré úkony spojené s účetní závěrkou a archivací dokladů.

Zákon o účetnictví nám ukládá povinnost inventarizovat veškeré účty, které v příslušném účetním roce vykázaly pohyb. Tuto činnost bychom měli mít hotovou před podáním daňového přiznání (tedy do 1.4., popříp. 1.7.roku následujícího po účetním obdobím shodným s kalendářním rokem). Zkontrolujeme tedy, zda opravdu máme veškeré položky rozkryty a okomentovány.
Zaměříme se především na účtovou třídu 3 - zúčtovací vztahy, o kterou je mezi kontrolory z řad FÚ největší zájem. Neméně důležitou oblastí je i majetek, ale ten bude tématem příštího Zamyšleného okénka.

Uzavřené účetnictví máme dle ZoÚ §§ 31 a 32 povinnost archivovat:

  • účetní
    závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let (počínajících
    koncem účetního období, kterého se týkají)

  • účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)

  • účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)

Doklady u plátců DPH podléhají při archivaci rovněž § 27 ZDPH, podle kterého je archivační doba 10 let na všechny doklady s DPH.

Archivační doba počíná běžet prvním dnem období, následujícího po účetním období, do kterého doklad náleží. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu.

Účetní jednotky se zaměstnanci musí dodržovat ještě Zákon o organizace a provádění sociálního zabezpečení a zaměřit se na archivaci dokladů, souvisejících se mzdou zaměstnanců. Z archivačního hlediska se uchovává vždy stejnopis Evidenčního listu důchodového pojištění 3 roky a mzdové listy 30 let (mzdové listy zaměstnaných důchodců 10 let).

Zde je samozřejmě shrnuto jen to nejdůležitější a v naprostém minimu. Pro zvídavé čtenáře a posluchače chystáme na září 2017 řadu kurzů a seminářů zaměřených právě na práci s doklady a interními směrnicemi.

Těším se na Vás opět příští měsíc!

Eva Swalens Řepová